“Trap niet in de valkuil van ‘low-interest’: benader iedere aanbesteding als ‘high-interest’”

Office Depot Background 2013Aanbestedingen van kantoorartikelen en andere facilitaire producten en diensten zijn nogal eens de ‘low-interest’ projecten van aanbestedingsland. Inkopers besteden vaak minder aandacht en tijd aan een aanbesteding voor deze producten en diensten, dan aan een aanbesteding voor zogenaamde ‘high-interest’ producten waarvoor bijvoorbeeld grotere budgetten beschikbaar zijn, zoals de aankoop van nieuwe machines. En dat is jammer, want bijvoorbeeld een goed geformuleerde aanbestedingsvraag – met de juiste KPI’s – levert organisaties veel voordeel op. Ook als het om ‘gewoon maar een pen’ gaat.

Voor alle producten, dus ook low-interest producten, geldt: hoe beter je de aanbestedingsvraag formuleert, hoe beter de leveranciers een passend antwoord kunnen geven. Ga je vooral op prijs selecteren, zoals vaak het geval bij traditionele aanbestedingen, of op de toegevoegde waarde? Of een combinatie? ‘Optimale bediening’, zoals in een BVP-aanbesteding, wint aan terrein. Benoem in dat geval ook typische BVP-criteria, zoals kwaliteit en efficiëntie. Hierdoor weten leveranciers beter wat je van ze verwacht. Hieronder geef ik graag een aantal tips waarmee je een aanbestedingsvraag ‘beter’ kunt formuleren.

  • Verken de markt

Als je niet goed weet waarover je praat, is het lastig de juiste vraag te stellen. Marktkennis is cruciaal. Laat je daarom in het voortraject goed informeren door experts. Zij kennen als geen ander de markt en weten wat er speelt. Vervolgens kun je tijdens het formuleren van je aanbesteding zelf bepalen wat je met deze kennis doet en welke adviezen je ter harte neemt.

  • Wees concreet

KPI’s zeggen helemaal niets als ze niet specifiek geformuleerd zijn. Concrete KPI’s in je aanbesteding zorgen er niet alleen voor dat leveranciers een goed aansluitend voorstel kunnen doen, maar ook dat je na de aanbesteding de resultaten kunt monitoren en kunt bijsturen waar nodig. Zorg er daarom voor dat de KPI’s in je aanbesteding SMART-geformuleerd zijn, zeker als het gaat om abstracte waarden, zoals kwaliteit, leverbetrouwbaarheid, klanttevredenheid en beleving.

  • Weet wat je uitvraagt

Een gespecificeerd overzicht van wat je de afgelopen jaren hebt uitgevraagd, vormt een goede basis voor de komende aanbesteding. Elke leverancier kan je een dergelijk overzicht verschaffen. Kijk wel kritisch naar wat er op de lijst staat. Heb je bijvoorbeeld wel echt ieder jaar een nieuwe printer nodig? Een tweede advies: vergelijk appels met appels. De ene pen is de andere niet. Sommige pennen zijn wellicht veel goedkoper, maar van weinig toegevoegde waarde als werknemers deze pen niet fijn vinden. De lijst maakt ook inzichtelijk bij hoeveel verschillende partijen je uitvraagt. Vaak valt er veel voordeel te behalen als je bij minder partijen gaat inkopen. Kortom, een overzicht is de basis voor een gericht en realistisch advies.

  • Stel je blanco op

Schoenmaker, blijf bij je leest. Laat de leveranciers zich richten op hun vakgebied, zodat jij je op de jouwe kunt richten. Inkopers die zich blanco durven op te stellen, dwingen leveranciers in een creatief proces te stappen om hun prospect optimaal te bedienen. Zo kan de leverancier met een voorstel komen waarin prijs, product en service op maat worden aangeboden.

  • Trap niet in de valkuil van low-interest

Bewust of onbewust, voor veel inkopers lijkt een aanbesteding voor kantoorartikelen en andere facilitaire producten en diensten van ondergeschikt belang. Andere aanbestedingen en werkzaamheden slokken meer tijd op van de inkoper en deze aanbesteding komt er dan vaak nog ‘even’ bij. Pas tijdens het aanbestedingstraject wordt duidelijk hoe complex de kantoorartikelenmarkt is en dat is eigenlijk te laat. Benader daarom iedere aanbesteding als high-interest. Met de juiste voorbereiding verloopt het aanbestedingsproces efficiënter, wat veel tijd en kosten bespaart. De voorstellen van leveranciers zullen concreter zijn en beter aansluiten op je vraag, wat resulteert in een strategie waarbij de hele keten optimaal wordt ingezet. Daar heeft iedereen profijt van!

Over Ruben van ’t Loo

Ruben van ’t Loo is salesmanager new business & new core bij Office Depot, leverancier van kantoorartikelen. Hij heeft een passie voor verkoop en weet in iedere dynamische omgeving organisaties naar een hoger niveau te tillen dankzij creativiteit en vertrouwen


Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s