Case: Kopzorgen over kantoorartikelen

officedepot_products2016Bij Rijkswaterstaat denk je in eerste instantie niet aan pennen en papier, maar aan wegen of water. Rijkswaterstaat onderhoudt het wegennetwerk, beschermt het land tegen overstromingen en zorgt voor schoon drinkwater. Maar ook bij Rijkswaterstaat hebben werknemers kantoorartikelen nodig, artikelen die worden aanbesteed met nog zestien deelnemers; diverse partijen en departementen binnen Het Rijk, waarvan Rijkswaterstaat één van de grootste is. De manier van aanbesteden was altijd puur traditioneel gericht op prijs, maar onlangs is deze strategie drastisch gewijzigd.

Sabien van der Leij, Categoriemanager Kantoorinrichting, Kantoorartikelen en Computersupplies Rijk, vertelt over de nieuwe strategie die ze bij het Rijk heeft uitgezet. “Voorheen volgden we puur de traditionele methode van aanbesteden: we hadden een basisassortiment met kantoorartikelen voor de medewerkers en een restassortiment met artikelen voor specifieke behoeften van medewerkers of afdelingen in waren opgenomen. Het assortiment was beschreven aan de hand van producten en specificaties: een blauwe pen moest bijvoorbeeld een bepaalde hoeveelheid inkt bevatten, papier moest een exact gewicht hebben en een notitieblok moest over een bepaald aantal vellen beschikken. Leveranciers konden zich inschrijven op deze aanbesteding en de bieder met de laagste prijs won.”

Van der Leij: “Het probleem waar we bij deze manier van aanbesteden tegenaan liepen, is dat het eerste dat de nieuwe leverancier deed, was het om zeep helpen van het uitgevraagde basisassortiment. De geoffreerde producten waren plotseling niet meer leverbaar en steeds werd de vraag gesteld of het goed was als er een vervangend product werd geleverd. Tegen een hogere prijs weliswaar. Onze voorraadkasten waren de ene keer leeg en dan weer overvol; er was geen pijl op te trekken.” Het is niet alleen vervelend om mis te grijpen als je een pen nodig hebt, maar het kost ook veel tijd en moeite om elke keer contact op te nemen met de leverancier, vertelt Van der Leij:  “Bij Rijkswaterstaat houden we ons bezig met de wegen, het water en het milieu, op het eerste gezicht belangrijkere zaken dan een pen. Maar op kantoor is een pen een basisbehoefte en je kunt je er flink aan ergeren als deze er niet is.”

“Na een evaluatie van onze aanbestedingen in de afgelopen jaren was er slechts één conclusie mogelijk: dit moet anders. En dus hebben we dat gedaan.”

Oneigenlijke biedingen

Onlangs zette Het Rijk, met een aflopende contractperiode in het vooruitzicht, een nieuwe aanbesteding uit, maar het werd al snel duidelijk dat de geschiedenis zich zou gaan herhalen. Naast de praktische en tijdrovende problemen waren er bovendien juridische bezwaren. De biedingen die werden gedaan bleken oneigenlijke biedingen: leveranciers schreven zich in met producten die niet voldeden aan de gestelde eisen. Zo vermeldden ze bijvoorbeeld pennen met minder inkt dan gevraagd of notitieblokken met minder vellen papier. Van der Leij: “Als we weer de leverancier met de laagste prijzen zouden kiezen, zouden we er al snel mee geconfronteerd worden dat deze producten helemaal niet leverbaar zijn en vervangen moeten worden door andere, duurdere producten. Na een periode van vier jaar zouden we dan uiteindelijk weer vele malen duurder uit zijn dan van tevoren gedacht. Kortom, het werd tijd voor een nieuwe strategie.”

Marktconsultatie

De eerste stap was een marktconsultatie, vertelt Van der Leij. “Als overheidsinstantie kun je niet zomaar met een partij om de tafel gaan zitten om te kijken naar de verschillende mogelijkheden. In plaats daarvan ben je verplicht een publieke aanbesteding uit te schrijven waarbij iedere inschrijvende partij dezelfde kansen, dezelfde rechten en dezelfde toegang tot informatie heeft. Maar we konden wel eerst bij andere instanties informeren hoe zij invulling geven aan de inkoop van kantoorartikelen. Daardoor konden we voor onszelf een duidelijk beeld schetsen van hoe de inkoop eruit moest komen te zien: we wilden een basis- en een restassortiment, met een prijs per werkplek per jaar als uitgangspunt. De nadruk werd meer gelegd op functionaliteiten van de producten en minder op de technische specificaties. Dus ‘een blauwe pen die schrijft’ werd het nieuwe criterium en welke pen dat dan is, maakt ons niet uit.”

Voorraadbeheer

Het kwaliteitsbeoordelingsteam beoordeelt vervolgens nauwkeurig de inschrijvingen die binnenkomen op de aanbestedingsvraag aan de hand van het plan van aanpak dat de leverancier laat zien. Van der Leij: “Iedere afdeling heeft een eigen voorraadkast met een basisassortiment kantoorartikelen. Alles bij elkaar spreken we over ruim 220 kasten. De inhoud van al deze kasten moet voldoende op voorraad blijven en de producten moeten voldoen aan de wensen van de medewerkers. De grote vraag was: hoe gaat de leverancier dit voor elkaar krijgen? We zochten daarom een leverancier met een duidelijke plan van aanpak, waarin precies staat hoe de partij het basis- en restassortiment gaat managen door aan te sturen op het basisassortiment en het restassortiment te beperken. En natuurlijk hoe de leverancier ervoor gaat zorgen dat onze medewerkers tevreden blijven. We willen geen tijd meer steken in prijsonderhandelingen doordat producten niet leverbaar zijn.”

Wilco Kalkman, adviseur facilitaire services bij Rijkswaterstaat, maakt onderdeel uit van het kwaliteitsbeoordelingsteam: “We kenden punten toe aan ieder onderdeel van de plannen van aanpak. Twee partijen eindigden daarbij met een gelijke score. Pas op dat moment werd de prijs doorslaggevend. Voor het eerst in het beoordelingsproces werden de documenten met de prijzen uit de kluis gehaald. Dat klinkt heel procedureel – er bestaat zelfs een apart team dat verantwoordelijk is voor het in de kluis leggen van de enveloppen – maar zo weten we echt zeker dat niemand zich tijdens de beoordeling laat beïnvloeden door de prijs.”

 Never Ending Store

Kalkman vertelt: “In het verleden nam Office Depot, de uiteindelijke winnaar van deze aanbesteding, nooit deel aan de inschrijving. De leverancier liet altijd weten dat het afzag van deelname omdat het onvoldoende aansluiting zag met onze aanbestedingsvraag. Maar nu de strategie veranderd is, zag Office Depot nieuwe mogelijkheden, met name doordat het bedrijf het NES-concept (Never Ending Store) kan inzetten. Daarbij zorgt Office Depot ervoor dat de voorraden kantoorbenodigdheden te allen tijde op peil blijven. De leverancier neemt ons daarmee het gebruikelijke voorraadbeheer volledig uit handen en houdt de afnameoverzichten voor ons bij. De kasten blijven gevuld met een beperkte  – maar ruimvoldoende – voorraad.”

Kalkman: “Office Depot is inmiddels voortvarend van start gegaan. De implementatie is achter de rug en we hebben er veel vertrouwen in dat het een succes gaat worden.”

Dit artikel is onlangs gepubliceerd in Deal! Magazine.


Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s