Best Value Procurement goede optie voor private aanbestedingen

Persoonlijke service en ervaring van belang voor Belgische bedrijven

wisse_privacyscherm_01Het verschil tussen Nederland en België is groot als het gaat om het inkopen van facilitaire producten. In Nederland zijn aanbestedingen bij private bedrijven allang een vast onderdeel geworden van het inkoopproces, terwijl in België vooralsnog voornamelijk alleen door de overheid wordt aanbesteed. Samira Ben Abdallah van Office Depot ervaart dat de Belgische facilitair managers onder meer terughoudend zijn ten opzichte van traditionele aanbestedingen uit vrees dat de relatie met de leverancier onpersoonlijker zal worden en er alleen maar op de prijs gelet zal worden. Bij traditionele aanbestedingen kan dat misschien het geval zijn, maar er zijn meer vormen van aanbesteden, zoals Best Value Procurement of BVP.

Traditionele aanbestedingen richten zich op de beste prijs voor de gevraagde producten, terwijl BVP vooral de nadruk legt op service en kwaliteit. Dit kan resulteren in een hogere prijs per product, machine of onderdeel, maar op de lange termijn wordt met BVP wel degelijk een flinke kostenbesparing gerealiseerd. Processen worden namelijk efficiënter ingericht en knelpunten worden opgelost. Er wordt in dit geval vertrouwd op de expertise van de leverancier in plaats van dat een opdrachtgever in detail voorschrijft wat hij wil hebben. Volgens Ben Abdallah zou BVP voor Belgische bedrijven een uitstekend alternatief kunnen zijn.

Toegevoegde waarde boven prijs

Belgische facilitair managers zien vaak af van aanbesteden omdat zij denken dat er – zoals bij de vorm ‘traditioneel aanbesteden’ – enkel op de laagste prijs wordt geselecteerd. “Maar bij BVP is dat niet het geval”, zegt Ben Abdallah. “Het is niet voor niets dat ‘Value’ juist het belangrijkste element is in het voorstel. De facilitair manager kan uitgebreid aangeven welke aspecten hij prioriteit wil geven, zoals kwaliteit, keuzemogelijkheden, levertijden of duurzaamheid. De tevredenheid van de eindgebruiker wordt vervolgens regelmatig gemeten. De facilitair manager heeft steeds de touwtjes in handen om er voor te zorgen dat zijn bedrijf waar voor zijn geld krijgt: qua producten, maar ook op het vlak van interne administratie en levertijden. Zo krijgt de facilitair manager uiteindelijk niet alleen een beter aanbod, maar ook een hogere Total Cost of Ownership.”

Geef inzicht in je bedrijf

Bij een traditionele aanbesteding staat de lijst van vereisten, waar een prijs op wordt geboden,  centraal. “In België is het is noodzakelijk om samen te zitten met de facilitair managers, zodat je de behoeftes van het bedrijf leert begrijpen en een gepaste productmix op maat kunt samenstellen”, legt Ben Abdallah uit. Pas op het moment dat het bedrijf de deuren opent voor de leverancier, kun je ook oplossingen bieden waar facilitair managers niet aan hebben gedacht. Zonder erom gevraagd te hebben, kun je de productiviteit van de werknemers verhogen, bijvoorbeeld door geluidwerende kasten aan te bieden voor een open ruimte.

“Ik zie dit ook binnen mijn eigen organisatie. Facilitair managers zien Office Depot in het begin alleen maar als een leverancier van kantoormaterialen die zij uit een catalogus  kiezen”, lacht Ben Abdallah. “Tot we hen op aspecten wijzen in hun kantoorruimtes waar zij zelf nog niet over hadden nagedacht. Zo kiezen veel bedrijven vandaag de dag  voor open werkplekken, maar zien zij over het hoofd dat ze hiervoor ook een privacyfilter op de schermen van de werknemers kunnen plaatsen. Op basis van onze jarenlange ervaring kunnen we dit soort tips geven en daarna kan de facilitair manager zelf beslissen wat hij echt nodig heeft om een omgeving te creëren waar zijn werknemers zo productief mogelijk kunnen zijn.”

Dit komt overeen met BVP, met het verschil dat het dan op voorhand – nog tijdens de aanbestedingsfase – gebeurt. Als de processen en knelpunten in kaart zijn gebracht, komt de leverancier met een oplossing op maat die verder gaat dan de beste prijs voor de gevraagde producten. Zo is er meer dan eens een oplossing geboden waarbij kantoorartikelen geleverd konden worden op ‘niet-bestaande locaties’, zoals een bouwkeet langs de snelweg. Dit bleek een grote efficiëntieslag voor het bedrijf, die nooit uit een traditionele aanbesteding naar voren zou zijn gekomen.

Totaaloplossing op maat

Wie kiest voor Best Value Procurement, heeft gedurende de looptijd van het contract nauw contact met de leverancier om de resultaten bij te houden en waar nodig bij te sturen. “Door de gecombineerde focus op prijs, kwaliteit en service, krijgt de klant een totaaloplossing die een maximale waarde heeft voor het bedrijf. Daarnaast kan hij gebruik maken van de ervaring van de leverancier om een zo productief mogelijke werkomgeving te creëren”, concludeert Ben Abdallah.

samira-ben-abdallah-fc Samira Ben Abdalla is Sales Manager Belux bij Office Depot.


Een reactie op “Best Value Procurement goede optie voor private aanbestedingen

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s