Ontzorgen moet een vast onderdeel van innovatief inkopen zijn

De wens van de klant is het nieuwe uitgangspunt voor de leverancier

liesbeth-kollmann_pasfotoDe markt ontwikkelt zich snel en dat is goed zichtbaar in de wereld van facilitair management, inkoop en aanbestedingen. Oude rollen worden losgelaten: de inkoper gedraagt zich niet meer als waakhond maar opent zijn deuren, zodat de verkoper naar oplossingen kan zoeken in plaats van zoveel mogelijk verkopen. Waar in een aanbesteding van kantoorartikelen een lijst met benodigdheden de basis vormde, is het nu niet meer belangrijk hoeveel inkt er in een pen zit of hoeveel vellen papier in een notitieblok. De focus is niet langer puur op prijs gericht: kwaliteit, procesoptimalisatie en toegevoegde waarde hebben een eigen plek verworven. Bij inkopers en bij leveranciers.

Prestatie als uitgangspunt

Deze focus op kwaliteit en service uit zich het beste in de Best Value-aanpak. Hierbij wordt uitgegaan van de gedachte dat de leverancier de expert is die het beste invulling kan geven aan de vraag: hij heeft de kennis van de producten, oplossingen en prijzen. Er wordt op een transparante manier samengewerkt: de hele keten wordt doorgelicht en geoptimaliseerd waarbij er respect en ruimte is voor elkaars expertise. De beste prestatie voor de laagst mogelijke kosten geeft de doorslag.

Als er in een aanbesteding, offerte of samenwerkingstraject sprake is van Best Value of innovatief inkopen, adviseer ik het tenderteam en de accountmanager met mijn kennis uit de theorie en praktijk. De expertise van de leverancier kan in dit soort trajecten de samenwerking met de klant naar een hoger niveau tillen tot een samenwerkingsverband waarbij de klant en leverancier als partners naast elkaar staan.

Ontzorgen staat centraal

Als de inkoper het assortiment moet bijhouden en ieder product moet beoordelen en selecteren op prijs, is de efficiëntie ver te zoeken. Zeker als je bedenkt dat de leverancier dit sneller en beter kan, een gedachte die voortkomt uit de Best Value-aanpak. Ik zie iedere samenwerking als een tailormade oplossing, afgestemd op de organisatie. Alle processen, inclusief het logistieke proces, worden van A tot Z in kaart gebracht en tot in detail vormgegeven in een meerjarig samenwerkingsplan. De productprijs doet er niet meer toe, aan het plan hangt een vaste abonnementsprijs per jaar, gekoppeld aan een criterium als prijs per medewerker, werkplek of zelfs per voorraadkast.

Ontzorgen is waar het volgens mij om draait: hiermee wordt het grootste voordeel behaald voor zowel de inkoper als de leverancier. De processen worden geoptimaliseerd en zo efficiënt en verantwoord mogelijk ingericht, de medewerker kan zich focussen op de primaire processen, en de producten zijn te allen tijde en op het gewenste kwaliteitsniveau beschikbaar voor de medewerkers.

Inzicht biedt de oplossing                    

Door in gesprek te gaan met inkopers, inzicht te krijgen in de vraag en kennis te delen, kun je bedrijven oplossingen bieden die veel verder reiken dan de initiële vraag. Het klassieke voorbeeld hiervan is dat we bij het UMCU 9.000 facturen konden terugbrengen naar twaalf. Een enorme efficiëntieslag, die niet mogelijk was geweest als de inkoper geen inzicht had gegeven in de processen. Dit is niet het enige voorbeeld, steeds vaker wordt gevraagd om een innovatief voorstel, een voorstel waarbij werkzaamheden van de inkoper uit handen genomen worden, die niet bij zijn primaire takenpakket horen. Ontzorgen is onderdeel geworden van het aanbod: we wachten niet meer tot de vraag om een innovatief voorstel wordt gesteld, we nemen de zorg over routineproducten bij voorbaat al uit handen.

 

Over Liesbeth Köllmann

Liesbeth Köllmann is Key Account Manager Major Accounts bij Office Depot, leverancier van kantooroplossingen. Liesbeth is binnen Office Depot adviseur in Best Value-trajecten, Best Value B-gecertificeerd en specialist op het gebied van innovatief inkopen. Liesbeth zet met haar kennis vanuit de theorie en praktijk ontzorgen centraal.

 

Dit artikel is geubliceerd op FMM.nl


Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s