Wat als ‘paperless office’ slechts een utopie blijkt?

Auteur: Eric Kriegsman, Europees Category Manager Papier bij Office Depot

Storage_03

In Nederland wordt per jaar ruim 2,8 miljoen ton papier en karton op de markt gebracht. Dat is ruim 160 kilogram papier per persoon, vergelijkbaar met 32.000 vellen standaard A4-papier. 40 procent van deze papierconsumptie bestaat uit verpakkingen en 60 procent uit bijvoorbeeld kranten, boeken, printpapier en wc-papier. Ook het bedrijfsleven heeft een flink aandeel in het papierverbruik, en één ding is duidelijk: ondanks de digitalisering op de werkvloer, blijft de ‘paperless office’ voorlopig niet meer dan een utopie.

Terugdringen van het papierverbruik op de werkvloer leidt niet alleen tot enorme kostenbesparing, maar is ook veel milieuvriendelijker. We werken in een 24/7 toegankelijke cloud, op tablets en laptops en met digitale archieven. We printen dubbelzijdig of zelfs twee pagina’s op één papierzijde. Maar ondanks alles neemt het papierverbruik nauwelijks af. Als bedrijven de papierconsumptie niet kunnen verminderen, is het dan niet interessant te ontdekken hoe ze deze consumptie kunnen veranderen?

Milieuvriendelijk papier: een stap in de goede richting
Een manier waarop bedrijven hun consumptie kunnen veranderen, is door zoveel mogelijk te gaan werken met duurzaam geproduceerd papier. Toegegeven: duurzaam papier is een milieuvriendelijke keuze, maar het is niet de heilige graal als het gaat om het verkleinen van de milieubelasting. Minder papier gebruiken is nog altijd beter dan duurzaam papier gebruiken. Maar zolang dat nog niet lukt, is dit papier een goed alternatief. De productie hiervan is aan strenge milieunormen gebonden. Milieuvriendelijk geproduceerde papierproducten zijn onder meer te herkennen aan het ‘EU Ecolabel’, een Europees keurmerk dat aangeeft dat de gehele productieketen duurzaam is ingericht. Bij FSC- of PEFC-gecertificeerde papierproducten is de inzet van duurzaam beheerde bossen en/of gerecyclede grondstoffen gegarandeerd.

Gerecycled papier gaat nog een stap verder. Bij de productie is slechts een derde van de hoeveelheid energie en water nodig. En dat terwijl gerecycled papier absoluut niet onder hoeft te doen voor standaard papier. Veel mensen denken ten onrechte dat gerecycled papier niet kan concurreren met andere papiersoorten op het gebied van kwaliteit en uitstraling, maar de kwaliteit is de afgelopen jaren sterk verbeterd en het is al lang niet meer dat ruwe, okerbruine eco-papier. Er zijn tegenwoordig tal van papiersoorten die milieuvriendelijk zijn, maar de look en feel hebben van nieuw papier.

CO2-uitstoot
Met een keuze voor duurzamer papier ben je er nog niet. Voor de productie van gerecycled papier is weliswaar minder water, hout en energie nodig dan voor nieuw papier, maar het transport kost nog steeds evenveel brandstof en CO2-uitstoot. Bedenk bij de aankoop van papier dan ook goed waar je het inkoopt. Wie zijn papierproducten bestelt bij de leverancier waar hij ook zijn andere facilitaire producten en kantoorartikelen bestelt, voorkomt onnodige ritten. Dat bespaart op jaarbasis veel CO2-uitstoot. Kies je voor een leverancier die CO2-neutraal levert, dan ben je zelfs nóg milieuvriendelijker bezig.

Verschillende papiersoorten
Niet alleen wáár je het papier bestelt, maar ook wélk papier je bestelt, is van belang. Het is aan te raden goed te inventariseren welke papiersoorten nodig zijn binnen de organisatie om verspilling van papier, maar ook van printers, te voorkomen. Het goedkoopste printpapier is niet altijd ook de beste optie. Als je het verkeerde soort printpapier gebruikt, heb je sneller last van vastlopen, vervuiling en slijtage. Dan bespaar je in eerste instantie op papier, maar kost het je een nieuwe printer. Een kortere levensduur van printers betekent niet alleen een onnodige kostenpost voor het bedrijf, maar ook een grotere belasting voor het milieu. Dat betekent overigens niet dat bedrijven per se een duurder merk papier moeten kopen om deze problemen te voorkomen: papier van een huismerk heeft vaak dezelfde kwaliteit en is heel betaalbaar.

Welke soort papier je nodig hebt, hangt vooral af van de toepassing en het soort printer. Voor grote hoeveelheden zwart-wit afdrukken kun je prima uit de voeten met standaard papier, dat geschikt is voor alle soorten printers en kopieerapparaten. Maar voor het printen van belangrijke contracten of brieven is ultrawit papier met een geoptimaliseerd oppervlak geschikter, waarbij de kleuren beter tot hun recht komen. Voor hoogwaardige kleurenafdrukken is er professioneel kleurenlaser- of inkjetpapier beschikbaar. Hoe dan ook: gebruik het soort papier dat geschikt is voor jouw printer. Ga geen glanzend inkjet fotopapier in je laserprinter gebruiken. De coating kan gaan smelten en de laser- printer beschadigd raken. Dat is echt verspilling.

Een andere tip is om lichter papier te kiezen waar mogelijk. Tegenwoordig geldt al lang niet meer dat alleen zwaar papier stevig is: ook ‘light’ papier voldoet steeds vaker aan deze eis. Door het gebruik van goede grondstoffen en de juiste technologie is het bijvoorbeeld mogelijk 75 grams papier te ontwikkelen dat de dikte en de sterkte van standaard 80 grams papier heeft.

Digitaal werken
Om een paperless office voor elkaar te krijgen, willen veel bedrijven het gebruik van papier op de werkvloer uitbannen ‘no matter what’. Maar als het alternatief is dat bedrijven alles digitaal gaan doen, is dat niet altijd milieuvriendelijker. Het vervangen van je papieren handleidingen door een etiket met een QR-code dat verwijst naar een URL met digitale handleidingen klinkt bijvoorbeeld als een goed idee, maar als bedrijven hun werknemers stimuleren alleen nog maar te lezen vanaf hun desktop-, laptop- of tabletscherm kan dat ook nadelig zijn voor het milieu. Voor de productie van deze apparaten zijn namelijk allerlei chemicaliën, kunststoffen en schaarse metalen nodig. Daarnaast kost zowel de productie als het gebruik van deze apparaten, alsmede alle benodigde servers, enorm veel energie. In dat geval kunnen bedrijven soms beter kiezen voor papier dat gemaakt wordt van hout afkomstig uit speciaal daarvoor aangelegde, duurzaam beheerde bossen.

Kortom: bedrijven die milieuvriendelijk om willen gaan met het enorme papierverbruik, doen er goed aan te kijken naar mogelijkheden om minder papier te gebruiken, maar ook om ander papier te gebruiken. Wie tot slot het oud-papier en -kartonafval op de juiste manier scheidt, draagt echt een steentje bij aan het milieu.

Dit artikel is gepubliceerd op Kenniscentrum Facilitair

Geraadpleegde bronnen: papierenkarton.nl, milieucentraal.nl, Office Depot

 


Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s