Tips voor het efficiënter inkopen van schoonmaakartikelen

Door ontwikkelingen als ‘Het Nieuwe Werken’ krijgen werknemers steeds vaker te maken met flexibele werkplekken: geen hokjeskantoren meer, maar een bureau en een computer die zij delen met collega’s. Deze flexplekken zorgen er ook voor dat op de gemiddelde werkplek voorwerpen als toetsenborden, muizen en telefoons broedplaatsen zijn van bacteriën en ziektekiemen. Het is daarom belangrijk de werkplek hygiënisch schoon te houden, zodat er minder kans is op verspreiding van ziektekiemen.

Own Brand cleaning-products (1)

Voor het schoonmaken van een kantoor zijn goede schoonmaakartikelen van essentieel belang. Rob Abrahams, European head of cleaning and hygiene bij Office Depot: “Het inkopen van schoonmaakartikelen is geen rocket science: het zijn producten die je inkoopt omdat je ze nodig hebt. Daarom vragen veel inkopers hun schoonmakers de producten zelf te verzorgen.”

“Wanneer de producten door het schoonmaakbedrijf worden geleverd, blijft weliswaar de voorraad op peil, maar hebben inkopers weinig zicht op de producten die worden aangeschaft, op het verbruik en op de eventuele marges die het schoonmaakbedrijf berekent voor het uit handen nemen van de inkoop. Kortom, de inkoper heeft minder controle over de kosten.” Abrahams legt uit wat de inkoper kan doen om meer grip op de kosten van hun schoonmaakartikelen te krijgen.

Weet wat je uitvraagt
Op het moment dat het contract afloopt, is het tijd om goed na te denken over hoe je de nieuwe aanbestedingsvraag formuleert. Abrahams: “De eisen die je stelt kunnen heel divers zijn. Wil je bijvoorbeeld dat het werk voor een deel wordt uitgevoerd door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt? Kies je voor duurzame producten? En denk ook na of je de schoonmaakartikelen in het contract op wil nemen.”

“Voor veel inkopers is het vanzelfsprekend dat het schoonmaakbedrijf ook de schoonmaakartikelen levert, maar het blijkt ook dat inkopers hier weinig inzicht in hebben. Dit kan voor grote verrassingen zorgen als ze de kosten en het verbruik opvragen. Mijn advies is om nu al tussentijdse kostenspecificaties op te vragen. Dat voorkomt niet alleen verrassingen op de eindafrekening, maar geeft ook inzicht in het verbruik en de indirecte kosten voor inkoop, logistiek en beheer voor toekomstige contractbesprekingen.”

Consolideer het aantal leveranciers
Abrahams legt verder uit: “Naast inzicht in het verbruik en de kosten van de schoonmaakartikelen, is het aan te raden het aantal leveranciers in kaart te brengen. Uit onderzoek blijkt dat een inkoper van een grote organisatie gemiddeld 35 leveranciers nodig heeft voor de inkoop van bedrijfsartikelen. Wanneer inkopers het aantal leveranciers consolideert, levert hen dit een flinke efficiëntieslag op: ze hoeven minder contracten af te sluiten, kunnen het aantal orders terugbrengen en hebben minder administratieve handelingen te verwerken. Bedrijven kunnen hierdoor wel 25 tot 35 procent besparen op de indirecte kosten. De moeite waard om eens in te duiken.”

Laat je adviseren en ontzorgen
Vaak komt er nogal wat op je af als je het verbruik en de kosten van de inkoop van schoonmaakartikelen wil analyseren. Abrahams: “Dat hoef je gelukkig niet allemaal zelf te doen. Een facilitair leverancier is gespecialiseerd in deze analyses en kan je ook advies geven over de producten, de toepassingen en de besparingskansen. Het enige dat je als inkoper hoeft te doen, is de deur durven openzetten en de leverancier een kijkje te geven in de inkoopprocessen.”

 “Een adviseur helpt het verbruik binnen de organisatie te analyseren en zorgt voor een plan van aanpak. Je ontvangt tussentijdse overzichten, waardoor je inzicht hebt in de orders, het verbruik en de kosten. Maar je draagt niet de lasten van het bijhouden van de voorraden: de chauffeur levert de producten, scant de voorraad en zorgt ervoor dat deze tot in de kast aangevuld blijft. Ontzorgen staat centraal bij leveranciers die gespecialiseerd zijn in innovatief inkopen. Ze kijken verder dan de lijst met benodigdheden, zetten de organisatie en het inkoopproces centraal en nemen zoveel mogelijk activiteiten uit handen”, besluit Abrahams.

Dit artikel is eerder verschenen op Service Management.


Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s